Wie wir es schaffen, dass Ihr Verwaltungsaufwand minimal ist.
Je nach Art der monatlichen Aufladung über uns oder alternativ über Ihre Lohnabrechnung, fällt der Aufwand der Administration unserer Lösung klein oder sogar minimal aus.
Wir übernehmen die Aufladung für Sie
In diesem Fall bedarf es der Anlage und Pflege einer Tabelle, die Namen und Beträge Ihrer teilnehmenden Arbeitnehmer beinhaltet. Monatlich muss diese zu einem bestimmten Zeitpunkt versendet werden, sodass die Aufladung der Karten initiiert werden kann. Bitte beachten Sie, dass Sie zusätzlich eine steuerrechtlich saubere Dokumentation für eine Steuerprüfung erstellen. Dies sollte entlang der Vorgaben Ihres Steuerberaters geschehen, sodass von Beginn an die Daten gesammelt werden, die später benötigt werden. Hinzu kommt die monatliche Meldung an die Lohnbuchhaltung, sodass in der Lohnabrechnung entsprechende Sachzuwendungen hinterlegt werden.
Sie übernehmen die Aufladung selbst
Hier macht man sich die Tatsache zunutze, dass jede Karte ein individuelles Aufladekonto mit IBAN hat, die im Lohnprogramm für die Überweisung der Sachzuwendung genutzt werden kann. Nach einmaliger Anlage der entsprechenden Daten stehen dann sowohl alle notwendigen Informationen für die Lohnabrechnung als auch eine eventuelle Steuerprüfung zur Verfügung, sodass keinerlei weitere Administration notwendig ist.
In beiden Fällen kann es selbstverständlich zu Zusatzaufwand kommen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, neue Mitarbeiter eintreten oder Veränderungen in der Höhe der Sachzuwendungen vorgenommen werden sollen. Es empfiehlt sich in jedem Fall, das Thema „Sachbezugskarte“ in die Prozesse „Eintritt“ oder „Austritt“ von Mitarbeitern möglichst zu integrieren.
Abschließend der Hinweis, dass der Verlust der Sachbezugskarte eines Mitarbeiters oder das Überschreiten der Gültigkeit der Karte nach 5 Jahren zur Notwendigkeit der Bestellung einer neuen Karte führt. Eine Ersatzkarte stellen wir Ihnen kostenlos zur Verfügung, die Folgekarte wird mit den üblichen Gebühren berechnet.
Zur Beantwortung von möglicherweise während der Nutzung der Karte auftretender Fragen Ihrer Arbeitnehmer, verweisen wir auf unseren FAQ-Bereich, der in den meisten Fällen eine schnelle Antwort liefert.
Weitere Informationen zur Sachbezugskarte.