Wie wir es schaffen, dass Ihr Verwaltungsaufwand minimal ist.
Je nach Art der monatlichen Aufladung über uns oder alternativ über Ihre Lohnabrechnung, fällt der Aufwand der Administration unserer Lösung klein oder sogar minimal aus.
Aufladung per Sammelüberweisung
In diesem Fall erhalten Sie eine sogenannte Sammelauflade-IBAN von uns, laden darüber monatlich den Gesamtbetrag aller Sachbezüge auf und können das überwiesene Guthaben dann 1-2 Tage später im Webportal auf Ihre teilnehmenden Arbeitnehmer per Knopfdruck verteilen. Bitte beachten Sie, dass Sie zusätzlich eine steuerrechtlich saubere Dokumentation für eine Steuerprüfung erstellen. Hinzu kommt natürlich noch die monatliche Meldung an die Lohnbuchhaltung, sodass in der Lohnabrechnung entsprechende Sachzuwendungen hinterlegt werden.
Aufladung per Direktüberweisung
Am simpelsten ist die Aufladung per Direktüberweisung von Ihrem Firmenkonto auf die jeweils pro Mitarbeiterkarte zur Verfügung gestellten IBAN. Sofern Sie dann regelmäßig aufladen, empfiehlt sich ein Dauerauftrag. Wenn Sie dann noch der Lohnabteilung oder Ihrem Steuerberater Bescheid geben, wer welchen Betrag erhalten hat, sind Sie mit der Aufladung bereits fertig.
Aufladung via Lohnabrechnung
Hier macht man sich die Tatsache zunutze, dass jede Karte ein individuelles Aufladekonto mit IBAN hat, die im Lohnprogramm in der Lohnart Sachbezug hinterlegt wird und für die Überweisung der Sachzuwendung genutzt werden kann. Nach einmaliger Anlage der entsprechenden Daten stehen dann sowohl alle notwendigen Informationen für die Lohnabrechnung als auch eine eventuelle Steuerprüfung zur Verfügung, sodass keinerlei weitere Administration notwendig ist.
In allen drei Fällen kann es selbstverständlich zu Zusatzaufwand kommen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, neue Mitarbeiter eintreten oder Veränderungen in der Höhe der Sachzuwendungen vorgenommen werden sollen. Es empfiehlt sich in jedem Fall, das Thema „Sachbezugskarte“ in die Prozesse „Eintritt“ oder „Austritt“ von Mitarbeitern möglichst zu integrieren.
Abschließend der Hinweis, dass der Verlust der Sachbezugskarte eines Mitarbeiters oder das Überschreiten der Gültigkeit der Karte nach 5 Jahren zur Notwendigkeit der Bestellung einer neuen Karte führt. Eine Ersatzkarte stellen wir Ihnen kostenlos zur Verfügung, die Folgekarte wird mit den üblichen Gebühren berechnet und wird Ihrem Mitarbeitenden automatisch kurz vor Ende der Gültigkeit zur Verfügung gestellt.
Zur Beantwortung von möglicherweise während der Nutzung der Karte auftretender Fragen Ihrer Arbeitnehmer, verweisen wir auf unseren FAQ-Bereich, der in den meisten Fällen eine schnelle Antwort liefert.
Weitere Informationen zur Sachbezugskarte.